Notarii publici care vor vrea să facă acte și proceduri notariale în formă electronică vor fi obligați să folosească o singură platformă IT, Top-not, care va fi dezvoltată şi gestionată de către Uniunea Națională a Notarilor Publici din România, potrivit unui proiect de lege inițiat de Ministerul Digitalizării. În esență, activitatea electronică se va desfășura numai la sediul profesional al notarului public, dar anumite acte și proceduri vor putea fi efectuate și fără prezența fizică a părților.
Situația actuală: Procedurile notariale se instrumentează preponderent „în persoană” și „pe hârtie”
„În prezent, procedurile notariale se instrumentează preponderent „în persoană” și „pe hârtie”, iar echipamentele și instrumentele digitale sunt utilizate majoritar pentru instrumentarea proceselor și procedurilor interne (i.e. înregistrarea procurilor, declarațiilor de opțiune succesorală, convenţiilor matrimoniale, a succesiunilor în registrele electronice), pentru comunicarea cu bazele de date publice (Direcţia de Evidenţă a Persoanei și Administrarea Bazelor de Date, Agenţia Naţională de Cadastru și Publicitate Imobiliară, Agenția Națională de Administrare Fiscală, Depozitarul Central și unele Direcții de Impozite și Taxe Locale), nu și în relaţia dintre notar – client”, se menționează în nota de fundamentare.
Din acest motiv, notarul public, pe de o parte, colectează documentele de la client și întocmeşte actul în format fizic iar, pe de altă parte, transmite aceste documente în format electronic (scanat și semnat electronic) pentru înregistrarea în registrele electronice notariale și registrele publice, precum şi păstrarea în arhiva proprie.
Cum va fi digitalizată activitatea notarială
Platforma Top-not va fi dezvoltată şi gestionată de către Uniune, și va avea ca scop şi administrarea şi stocarea actelor notariale, precum şi a documentațiilor care au stat la baza întocmirii acestora şi asigură securitatea, confidențialitatea, trasabilitatea şi integritatea schimbului de date, asigurând protecţia secretului profesional.
Serviciile şi soluțiile informatice utilizate pentru realizarea platformei vor putea fi furnizate inclusiv de persoane juridice de drept privat, prin intermediul unor proceduri stabilite de Consiliul Uniunii, însă normele privind funcţionarea platformei Top-not sunt aprobate de Consiliul Uniunii, cu avizul Autorității pentru Digitalizarea Româmniei (ADR) privind respectarea condițiilor tehnice de securitate, confidențialitate, trasabilitate şi integritate.
Platforma Top-not va constitui și suport tehnic pentru schimbul de informaţii şi date între notarii publici, pe de-o parte, și autoritățile și instituţiile publice centrale şi locale, pe de altă parte.
…..