Indiferent de dimensiunea și complexitatea organizației în care activăm, nu cred să fie cineva care să nu fi trăit “emoția” semnării unor documente importante. Emoție care de multe ori se traduce în timp cheltuit în a verifica dacă “sigur e ultima versiune de document”, “dacă s-au mai schimbat clauze de la ultima discuție”. Apoi atât generarea unui document final cât și semnarea acestuia pe hârtie de către mai mulți actori, este de asemenea un proces secvențial, cu foarte mulți timpi morți și multă incertitudine (de exexmplu: “a ajuns la mine ultima versiune, modificată de superiorul meu?”).
Organizațiile sunt apoi preocupate de reducerea costului de printare, al hârtiei și tonereului, care reprezintă costul evident, ignorând parcă ceea ce Gartner spune de mai bine de un deceniu, cum că acest cost reprezintă doar a zecea parte din ciclul de viață al unui document, restul fiind dat de arhivare, regăsire și distrugere.
Conceptul de “mapă de semnat” sau stivă de coli tipărite ce așteaptă să fie verificate și semnate ar trebui să apună.
Asta pentru că există opțiuni mult mai eficiente, care pot transforma emoțiile de mai sus în “timp liber”.
Documentele pot fi generate rapid și electronic, pornind de la șabloane dinamice (ex: diverși termeni și condiții contractuale) și date structurate (ex : date clienți) aflate în sisteme de tip ERP sau CRM (sau doar tabele Excell). Draftul astfel generat este arondat mai multor actori care pot edita și comenta pe marginea conținutului în mod colaborativ, în timp real sau secvențial, cu controlul versiunilor documentului, pentru a se ajunge eficient la forma finală. Odată agreat în sistem, documentul poate fi semnat electronic, de către fiecare actor în proces, din organizație și din afara ei.
În acest fel, “emoțiile” și timpii morți dispar, tot procesul de creare și semnare document este jurnalizat si auditabil, iar rezultatul final este arhivabil electronic, și la fel de relevant din punct de vedere juridic precum un document semnat la notar.
Ce aduce nou și util din acest punct de vedere aplicația wingSING?
…..
Foto : administratie.ro
